PROJETOS MARCIO JÚNIOR

A reunião é um processo estruturado de discussão e deliberação coletiva em que, após a exposição e o debate coordenado e organizado das ideias, deve-se chegar a uma conclusão, com encaminhamentos e providências decorrentes.

 

Reuniões bem sucedidas propiciam ganhos consideráveis, dentre os quais se destacam:

 

• Maior visão das pessoas acerca dos processos de trabalho, especialmente aqueles dos quais não participam diretamente;

• Troca de informações, com ampliação de conhecimento;

• Compartilhamento de percepções e visões individuais;

• Construção coletiva de soluções, com ganho de valor.

 

Se mal organizada, conduzida e encerrada, contudo, a reunião pode se tornar esforço inútil e dispendioso de tempo, podendo até mesmo ser causa de sérios problemas.

 

Toda reunião deve ter um líder, ou coordenador, que assume um papel mais administrativo. É interessante que haja rodízio entre coordenadores da reunião. Isso favorece a cultura da delegação e da disciplina.

 

Durante a reunião, a condução do tema em debate pode ser delegada ao participante que lide diretamente com o processo de trabalho cujo mérito esteja em discussão.

 

São tarefas do coordenador ou condutor:

 

• Elaborar e divulgar, com antecedência, a pauta da reunião, de forma que as pessoas possam se preparar previamente;

• Utilizar o canal de convocação que seja mais apropriado – telefone, correio eletrônico – ou ambos –, quadro de avisos, etc;

• Providenciar, por delegação ou não, o local apropriado ao número de participantes, bem como o material audiovisual ou impresso que seja necessário;

• Definir horário que seja compatível com a disponibilidade dos participantes, o que reduzirá atrasos e ausências;

• Evitar horários de baixa energia corporal, como após o almoço;

• Optar, preferencialmente, pela segunda-feira para as reuniões de pauta da semana, e pela sexta-feira, para outras reuniões;

• Abrir a reunião com um breve resumo da pauta;

• Conceder a palavra, controlando a ordem das falas;

• Incentivar a participação, evitar críticas, auxiliando quem necessite esclarecer melhor pontos deixados duvidosos;

• Resgatar o tema do debate em caso de dispersão;

• Manter a atenção do grupo, prevenindo conversas paralelas;

• Contornar e dispersar, com inteligência, conflitos pessoais improdutivos e aqueles que extrapolem ao confronto construtivo de ideias;

• Sempre que houver conflito mais acentuado de opiniões, deve o coordenador propor o adiamento da discussão para uma melhor análise. Isso evita que o conflito seja agravado pela vaidade pessoal, preservando o clima interno e o prolongamento da reunião para além do seu tempo;

• Controlar o tempo da reunião que, preferencialmente, não deve exceder 45 minutos;

• Não extrapolar o tempo. A reunião pode ser abreviada, mas não prolongada. Em dado momento, próximo do término, o coordenador deve interromper a discussão e passar para a fase dos encaminhamentos;

• Preservar o foco na pauta;

• Encaminhar a votação das decisões para as quais não se tenha chegado a consenso;

• Ser pontual e desligar o celular antes de iniciar.

 

Como a reunião é um espaço rico para a convivência participativa, pode ser que surjam temas outros que não compunham originalmente a pauta da reunião. Nesse caso, esses temas devem ser registrados para comporem a pauta de outra reunião, se necessário.

 

Toda reunião deve ter uma pauta com:

 

• Assunto e motivo da reunião;

• Membros esperados; indicação do coordenador e do secretário (faz o registro de ata); local; horário de início e tempo de duração;

• Deve conter uma agenda clara, concisa, elaborada na forma de tópicos.

 

Quanto ao tema da pauta, cuide para que a gama de assuntos seja correlata e fechada a outras discussões.

 

• Temas distintos devem ser tratados em momentos distintos e em abordagens distintas que podem não ser, necessariamente, na forma de reunião.

 

Toda reunião deve ter uma ata, que é o registro da ocasião. É o secretário da reunião quem redige a ata, posteriormente revisada e divulgada dentre os participantes.

 

A ata é o termo de compromisso da reunião. Dependendo da cultura e do clima organizacional, convém que, após aprovadas, as atas sejam assinadas pelos presentes e arquivadas. A divulgação da ata pronta deve ser tão imediata quanto possível, pois as pessoas costumam iniciar suas providências a partir de sua divulgação.

 

A ata complementa a pauta e deve ser compreensível inclusive por quem não tenha participado da reunião. Além dos elementos da pauta, devem constar em ata:

 

• Deliberações e encaminhamentos adotados;

• Registro, para cada deliberação, da ação decorrente, seu responsável e prazo para realização.

 

São atitudes positivas em reuniões:

 

• Atentar-se para a pauta. Nela pode haver algum tópico que lhe diga respeito diretamente. Informe-se sobre isso previamente com o coordenador. Leia a pauta com antecedência;

• Prepare-se para a reunião, chegue na hora e preserve a atenção no foco da discussão, não participando de conversas paralelas;

• Organize seus argumentos de forma clara. Colete dados, gráficos. Se necessário, organize uma breve apresentação.

• Saiba ouvir – seja flexível. Pondere se as contraposições às suas ideias não possuem boa fundamentação;

• Empregue sua melhor inteligência emocional, tenha educação, evite gestos de impaciência e contrariedade;

• Lembre-se de que a linguagem corporal e o tom de voz falam mais que suas palavras;

• Não rejeite por completo a opinião diversa. Procure identificar nela algum ponto de concordância;

• Utilize dados consistentes e confiáveis. Registre e cite as fontes;

• Empregue argumentos positivos, e não negativos. Substitua o “você está errado...” por “penso que isso seja diferente...”;

• Deixe sempre espaço para a construção coletiva. As pessoas devem participar de suas boas soluções, compartilhe com elas o sabor do acerto. Essa é a melhor forma de evitar a sabotagem e a má vontade velada.

 

São atitudes negativas em reuniões:

 

• Atrasar-se, sair antes do término, ou deixar de comparecer;

• Postura desinteressada; arrogante; inflexível ou desrespeitosa.

 

Passada a reunião, os participantes devem, assim que possível, dar andamento aos desdobramentos que ficaram acertados. Isso porque a memória dos entendimentos ainda está recente na mente das pessoas. Deixar para muito depois tende a acarretar perda de informação, com prejuízo dos objetivos da reunião.

 

Cultive um comportamento propositivo e que contribua com a busca por soluções coletivas. Assim crescerá você, e também o grupo a que pertence.